Según el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la edad promedio de los vehículos en la flota de América Latina ronda entre los 15 y 21 años, siendo de 21 años en Brasil y Colombia, 17 años en Argentina y 7 en Chile como ejemplo. 

La subcontratación de flotas ha experimentado un crecimiento constante en los últimos años, impulsada por el auge del comercio multicanal y la necesidad de satisfacer la demanda de distribución y entrega de productos tanto en el ámbito físico como en el digital. 

El valor del mercado de alquiler de coches en América Latina en 2023 alcanzó aproximadamente USD 25 mil millones, siendo los países con los mercados mas grandes Brasil con USD 12 mil millones, México con USD 5 mil millones y Argentina con USD 2 mil millones.

Al adoptar este sistema, se logra flexibilizar la flota al contar con una variedad de tipos de vehículos y, en consecuencia, se reducen los costos operativos. Siguiendo esta tendencia, en este artículo Uello presenta cómo funciona la gestión de flotas de terceros y cómo implementarla de manera efectiva para impulsar la calidad de sus operaciones.

¿Cuáles son los 4 tipos de flota más habituales en logística?

Antes de profundizar en el tema de la gestión, es importante saber que existe una variedad de flotas en el sector del transporte y la logística, que se pueden dividir en:

1. Flota Comercial

Este modelo de flota está diseñado para atender a todos los sectores de una empresa, desde la recolección y entrega de productos cotidianos hasta el traslado de empleados. Por lo tanto, la flota comercial opera principalmente en entornos urbanos, lo que se refleja en una mayor concentración de vehículos más pequeños y utilitarios.

2. Flota de Camiones

Este modelo está orientado al transporte de mercancías en grandes volúmenes, destacando camiones y remolques, y operaciones de largas distancias en autopistas.

3. Flota de Reparto

La flota de reparto está formada por vehículos de menor tamaño, que van desde motos hasta vans, con el objetivo de recoger y entregar los pedidos en centros urbanos, como tiendas, restaurantes o domicilios.

4. Flota de Transporte

Finalmente, este modelo de flota es comúnmente utilizado por particulares, y está compuesto por taxis, buses, camiones de mudanza, entre otros.

Para este tema nos centraremos más en las flotas dedicadas a la recogida y distribución de bienes y productos, por tanto en las flotas de reparto y de camiones. Si su empresa forma parte de este ámbito, continúe leyendo para conocer cuáles son las principales ventajas de subcontratar su flota y cómo gestionarlas de forma eficiente:

¿Cuáles son las principales ventajas de subcontratar su flota?

Los datos de la industria indican que los costos de la flota se pueden reducir entre un 20% y un 30% subcontratando el servicio en comparación con invertir en una flota propia.

Esto se debe a la reducción de obligaciones y gastos asociados a la propiedad de vehículos, como la compra de autos nuevos, seguros, reparaciones y la depreciación de su valor a lo largo del tiempo.

Vale recordar que la devaluación es un factor real que afecta el valor de reventa de los vehículos, especialmente aquellos con mayor antigüedad. Un estudio de Trimble Transportation revela que el 57,1% de los ejecutivos entrevistados posee una flota propia con vehículos de hasta diez años de uso y el 38,7% tiene automóviles con hasta cinco años de antigüedad.

Otro aspecto importante a considerar es la disponibilidad de mano de obra. Según la  Organización Internacional del Trabajo (OIT), en once países de América Latina tiene alrededor del 50,7% de los trabajadores informales durante el 2022.

Si bien la subcontratación de flotas requiere invertir en la capacitación y calificación de estos profesionales, permite asignar recursos de manera eficiente en función de la demanda y la estacionalidad, reduciendo la inactividad y optimizando los costos operativos.

Una última ventaja significativa es la posibilidad de acceder a vehículos más modernos, eficientes en el consumo de combustible y con menor impacto ambiental. Esto alinea las operaciones de la empresa con las directrices ESG (Ambientales, Sociales y de Gobernanza), cada vez más relevantes para las empresas en diversos sectores económicos.

¿Cómo funciona la gestión de flotas de terceros en logística?

Como tema central de este contenido, la gestión de flotas, en general, se reduce a la gestión de los vehículos de una empresa utilizados para recoger, distribuir o transportar un producto o servicio.

Como parte de esto, el administrador de la flota es responsable de gestionar a los conductores y medios de transporte para que las operaciones se desarrollen sin problemas. Entre las principales actividades de un gestor de flotas, podemos incluir:

• Supervisar la adquisición, mantenimiento y reparación de vehículos;
• Optimizar el consumo y el control de combustible;
• Supervisar a los conductores y garantizar el cumplimiento normativo;
• Gestionar los aspectos financieros, incluido el presupuesto y el control de costos;
• Análisis e presentación de informes de datos de flotas;
• Incorporar tecnologías avanzadas para mejorar las operaciones.

Otras actividades incluyen las relaciones con los empleados, garantizar que las entregas se realicen correctamente y pensar y planificar estrategias para aumentar la eficiencia de la flota y resolver problemas.

Por lo tanto, la gestión de flotas abarca todo esto, y es fundamental conocer los pasos necesarios para un proceso eficiente y asertivo.

Cómo implementar una gestión eficiente de flotas de terceros en su operación

Como se ha comentado anteriormente, la gestión de flotas abarca aspectos como el consumo de combustible, el mantenimiento y las multas. La subcontratación normalmente terceriza estos costos a la empresa de alquiler de automóviles o al propio conductor autónomo. Por lo tanto, gestionar su flota subcontratada se trata mucho más de planificación y seguimiento para reducir costes y garantizar el éxito de las operaciones.

Los principales pasos para garantizar esto consisten en:

Realizar un diagnóstico de la flota subcontratada 

El primer paso de cualquier estrategia de negocio es obtener un panorama general del estado actual del área. Por lo tanto, es necesario:

• Listar la cantidad y porcentaje de vehículos de la flota tercerizada, segmentándolos en autos, motocicletas, camiones y/o utilitarios.
• Averiguar el estado de estos vehículos, si están bien conservados o necesitan algún tipo de reparación.
• Monitorear el comportamiento de los conductores a través de encuestas de satisfacción en la entrega.

Desarrollar una política de flota y un código de conducta

Cada empresa tiene su propia política de flota. Por lo tanto, con una flota propia es mucho más fácil dirigir a los conductores para que sigan las directrices que mejor se adapten a su negocio, lo cual puede incluir el uso adecuado de los vehículos y el cronograma para las mantenciones, por ejemplo.

En el servicio tercerizado, la política de flota se centrará en cómo funciona algún sistema o herramienta utilizada en la operación y en la promoción de buenas prácticas.

Una estrategia es crear un canal dedicado para la atención de los conductores, con preguntas frecuentes y contacto para ayuda en caso de incidentes más graves. Además, desarrollar programas de capacitación, entrenamiento y reuniones que fomenten un buen comportamiento en las calles y carreteras, cuidado en el transporte de mercancías, uso de software y consejos de seguridad.

Aunque para muchos pueda parecer un gasto en lugar de una inversión, mantener prácticas sólidas de gobernanza tiende a ser más exitoso en un entorno empresarial cada vez más complejo y competitivo.

Utilizar software de gestión de flotas

A pesar de ser un sector aún muy tradicional, las actividades del segmento de transporte y logística solían realizarse mediante hojas de cálculo y cuadernos, y en los últimos años se han automatizado mediante sistemas y herramientas de optimización y gestión.

En la gestión de flotas, estos softwares hacen que el trabajo del gestor sea más simplificado, dinámico y preciso.

Un estudio de Trimble Transportation también señala que el 57,6% de los embarcadores invierten en automatización para administrar eficientemente sus procesos de transporte. Entre las principales tecnologías y plataformas utilizadas se encuentran:

Además, el software de transporte y logística ayuda a aumentar la productividad administrativa y operativa. Por ejemplo, con el ruteo es posible crear automáticamente trayectos que minimicen tiempo y distancia, asignándolos al mejor conductor disponible. La torre de control permite monitorear cualquier desviación del conductor respecto a la ruta planificada o la ocurrencia de accidentes.

Las cifras de accidentes de tráfico en América Latina durante el 2023 son alarmantes, reflejando un panorama vial complejo y desafiante. Se estima que más de 110.000 personas perdieron la vida en las carreteras de la región, posicionando a los siniestros viales como la principal causa de muerte para niños y jóvenes entre 15 y 34 años.

Los países con mayor número de víctimas fatales fueron Brasil (con más de 40.000 muertes), México (con alrededor de 30.000) y Colombia (con cerca de 8.000).

Finalmente, la tecnología facilita la consolidación de datos, mejorando la toma de decisiones para una gestión más efectiva.

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